Projektmanagement mal einfach: Basecamp

Nachdem ich im März die Webapplikation Backpack!.html, die der persönlichen Organisation dient, besprochen habe, möchte ich heute meine Erfahrungen mit Basecamp weitergeben. Basecamp stammt vom gleichen Hersteller, der Firma 37signals, und ist eine Projektmanagement-Software im Web.
37signals hat sich ganz der Maxime “weniger ist mehr” verschrieben; die Kunst ihrer Designer und Entwickler liegt im Weglassen unnötiger Funktionen. Während die Hersteller über den Handel vertriebener Software darauf bauen, mit ständig neuen Funktionen einen Kaufanreiz zu schaffen, will 37signals dadurch überzeugen, dass ihre Software effektive Funktionen bietet und eine effiziente Arbeitsweise unterstützt[1]. Basecamp ist deshalb klar in eine minimale Anzahl von Funktionsbereichen untergliedert.

Beim Anlegen eines Projekts wird der Projektleiter zunächst die Projektmitglieder zur Mitarbeit einladen. Dazu gibt man unter “People” einfach ihre Namen und E-Mail-Adressen ein. Die Projektmitglieder können ausserdem beliebig in Gruppen zusammengefasst werden.

Der Bereich “Messages” entspringt der Auffassung des Herstellers, dass es nicht Gantt-Chart und Ressourcenverwaltung sind, die Projekte erfolgreich machen, sondern die Kommunikation im Projekt. In diesem Bereich kann jedes Projektmitglied Nachrichten an einzelne Kollegen oder ganze Gruppen schicken. Diese erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und können dann auf Basecamp ihre Antworten verfassen.

Das eigentliche Projektmanagement spielt sich in den Bereichen “Milestones” und “To-Do” ab. Meilensteine stellen wichtige Stationen auf dem Weg zum Projektabschluss dar und werden mit einer Kurzbeschreibung sowie einem Termin eingetragen. Verantwortlich für die pünktliche Erreichung eines Meilensteins kann eine einzelne Person oder eine Gruppe sein. Basecamp verschickt kurz vor dem Termin und bei seinem Erreichen eine Erinnerungs-E-Mail an die Verantwortlichen.

Innerhalb eines Projekts können beliebig viele und beliebig umfangreiche Aufgabenlisten angelegt werden[2]. Jeder einzelnen Aufgabe kann wieder eine Person oder Gruppe als verantwortlich zugeordnet werden. Aufgabenlisten können mit einem Meilenstein verbunden werden, wenn sie Aufgaben enthalten, die zur Erreichung des Meilensteins erledigt werden müssen.

Für Texte bietet BackPack sogenannte “Writeboards” — Webseiten, die wie Wiki-Seiten online bearbeitet und nach einfachen Regeln formatiert werden können. Auf diese Weise kann man Besprechungsprotokolle mit dem Projekt verbinden oder auch gemeinsam an einem Text arbeiten[3].

Oft müssen in einem Projekt auch Dateien zur Verfügung gestellt werden, z.B. Präsentationen oder ein Pflichtenheft. In Basecamp kann man solche Dateien einfach zum Projekt hochladen und so zum Download verfügbar machen.

Eine wichtige Funktion bei der Kommunikation in Basecamp haben RSS-Feeds. Hat man einen Feedreader, der eine Anmeldung mit Name und Passwort unterstützt, kann man für jedes Projekt einen RSS-Feed abonnieren, der über alle Änderungen und Neuerungen im Projekt informiert. Insbesondere als Projektleiter ist man so immer auf dem Laufenden.

Damit sind die Funktionen, die Basecamp zum Projektmanagement bietet, schon nahezu vollständig beschrieben. Aber gerade diese Konzentration auf das Wesentliche ist es, die die Webapplikation so effektiv macht. Projektmitarbeiter benötigen keine tagelange Schulung, sondern können sofort damit anfangen, ihre Aufgaben einzutragen bzw. abzuhaken und ihre Kollegen auf dem Laufenden zu halten.

Basecamp arbeitet überall, wo es sinnvoll ist, mit der AJAX-Technologie. Eine Webseite mit AJAX-Technologie reagiert sofort auf Aktionen des Benutzers, indem sie (durch JavaScript) ihren Inhalt selbständig verändert und bei Bedarf direkt mit dem Server kommuniziert. Weil dadurch Zwangspausen durch das Neuladen von Seiten vermieden werden, vermitteln AJAX-Anwendungen eher das flüssige Gefühl einer Desktop-Anwendung denn das einer herkömmlichen Webapplikation.

Zum Ausprobieren kann man in Basecamp ein Projekt kostenlos anlegen. Allerdings kann man hier nur ein Writeboard erzeugen und muss auf Dateiuploads verzichten. Gegen eine monatliche Gebühr (ohne Vertragsbindung) kann man Basecamp vollständig nutzen. Die kleinste Ausbaustufe für 3 Projekte kostet $12 (US) pro Monat.

Ich nutze Basecamp seit mehreren Monaten als Werkzeug zur Planung einer Freizeit im Sommer und bin begeistert. Das Verhältnis zwischen Aufwand und Effizienzgewinn ist bei Basecamp enorm gut. Sollte ich mal mehrere Projekte parallel leiten müssen, werde ich nicht zögern, die Monatsgebühr zu bezahlen.

Deshalb kann ich nur empfehlen, sich einfach mal anzumelden und Basecamp auszuprobieren!

fn1. Und genau deshalb bin ich ein großer Fan von 37signals.

fn2. Die Verwaltung von To-Do-Listen ausserhalb von Projekten macht 37signals mit der kostenlosen Webanwendung Ta-da-list möglich.

fn3. Auch Writeboard ist, losgelöst von Basecamp, kostenlos als Webanwendung verfügbar.